Ce projet a mobilisé, et mobilise encore 3 développeurs et un UX/UI designer, que j'accompagne sur le pilotage et l'exécution de la roadmap en mode agile sur la partie gestion de projet.

Ce projet a été réalisé en partie dans le cadre d'un poste de salariée en tant que Directrice projet au sein de l'agence Web Wagaia à Marseille et continue à l'être ponctuellement dans le cadre d'une prestation free lance.

L'avant-projet s'est étalé sur une période de 9 mois et la phase de développement et d'ajustements sont encore en cours.

L'agence divine id (PCO : Professional Congres Organiser) organise, pour le compte de sociétés savantes, de médecins ou de groupements de laboratoires pharmaceutiques, des événements et congrès médicaux à l'international.

La problématique

L'équipe doit pouvoir créer et gérer des événements sur mesure via une solution en ligne et les rendre visible en front pour les différents utilisateurs.

Le système sur mesure actuel date de 2013 et a constamment évolué au fil du temps, avec des rajouts de fonctionnalités techniques complexes, entraînant des répercussions sur des modules déjà existants.

Au total, 3 systèmes distincts co-existaient sur des technologies et espaces séparés :

• un système complet et détaillé de gestion et d’inscription (inscriptions aux congrès et dîners, gestion hôtelière et de contingent de chambres réservées, de transport des conférenciers, etc.), ainsi qu'un système de création et gestion de newsletters

• un module de dépôt d'abstracts pour une gestion complète du dépôt de textes d'auteurs pour une correction puis validation en ligne, et enfin l'export des textes validés pour une exploitation éditoriale

• un système de notation de eposters, compétition pour désigner des gagnants, avec un fonctionnement de jurys et de classement selon des notes et des pondérations

Tout cela était personnalisé selon des critères spécifiques à chaque événement, rendant le système général particulièrement et extrêmement personnalisable selon les congrès organisés.

Il devenait nécessaire de repenser le système complet pour avoir une technologie plus récente, un outil plus adapté et optimisé pour les admin du site en back office, mais aussi pour les différents intervenants et internautes, utilisateurs du site en front.

En clair, il fallait tout regrouper en 1 interface commune, RGPD compliant tout en prenant en considération les nouvelles demandes d'optimisation des membres de l'équipe du client, quelles soient organisationnelles, de confort d'utilisation ou conséquentes à des évolutions réglementaires dans le secteur de l'industrie pharmaceutique et de la santé.

La solution proposée

Un avant projet a permis d'accompagner le client et son équipe (6 personnes au total) pour définir les besoins pour chaque fonctionnalité du système.

De nombreuses réunions ont été organisées, et une rigueur accrue ainsi qu'un sens aigu de la priorisation ont été nécessaires pour centraliser les besoins des utilisateurs admin / back office.

Une expérience dans ce secteur était un plus pour comprendre et appréhender les besoins de l'équipe avec qui une très bonne communication a été instaurée.

Missions :

• Etude des besoins de l'équipe et rédaction d'un cahier des specs à partir des besoins du client. Aucun cahier des charges n'a été fourni au préalable. Toutes les specs ont été définies lors d'un accompagnement accru pendant les réunions d'accompagnement au lancement.

• Préparation de la roadmap en collaboration avec les ux et développeurs, et en appliquant les bonnes pratiques de priorisation des projets

• Conception des wireframes pour accompagner le client sur l’aspect fonctionnel du produit, et l’ergonomie et valider les specs en mode agile dans le cadre du pré-projet

• Management de l'équipe en interne

• Lancement de la phase de pré prod

Le développement de ce système est encore en cours, auquel je contribue encore à ce jour.

Voici des exemples de wireframes créés pour ce projet